Статьи

Автоматизація в HR: що, як і за допомогою чого. Досвід Кернел

РЕКРУТОРІЯ: вебінар з Наталією Кульчицькою
РЕКРУТОРІЯ: вебінар з Наталією Кульчицькою
керівник департаменту персоналу Кернел

Все, що може бути автоматизоване, має бути автоматизовано.

Про це вже не перший рік експерти говорять – головним трендом різних сфер є звільнення людини від рутинних задач та передача їх на опрацювання програмному забезпеченню. Підвищення продуктивності та якості робочих процесів, оптимізація алгоритмів та мінімізація вірогідності помилки через людський фактор – теоретично, автоматизація віщує лише позитивні наслідки. Але чи так все добре це на практиці?

Про те, як відбувається автоматизація в HR, поговорили на черговому вебінарі проекту «Рекруторія» разом з Наталією Кульчицькою, керівником департаменту персоналу компанії Кернел.

ЧОМУ ВАРТО АВТОМАТИЗУВАТИ ПРОЦЕСИ В КОМПАНІЇ

Паперовий документообіг, не тільки в HR, але й, наприклад, в бухгалтерському, юридичному відділах має ряд суттєвих недоліків, як то:

  • Втрата робочого часу на пошук та очікування надходження документів – 30-40%
  • Безповоротна втрата документів 7%
  • Помилки – до 20%
  • Витрати на обслуговування

Електронний документообіг, окрім того що усуває ці недоліки, додає позитиву до іміджу компанії в очах потенційних нових колег. До того, автоматизуючи ті процеси, у які втягнуто велику кількістю людей та / чи які потребують значних часових витрат, ви оптимізуєте виконання обов’язків для себе та свої колег.

ТРУДНОЩІ АВТОМАТИЗАЦІЇ

Не дивлячись на те, що автоматизація тягне за собою велику кількість переваг, цей процес, скоріш за все, супроводжуватиметься труднощами. Наталія розповіла про найпоширеніші:

  1. Ви стикнетесь з супротивом з боку колег. Адже автоматизація процесів означатиме необхідність відійти від звичної схеми дій та навчитись новому. Рідко коли, нововведення одразу сприймаються із захватом. Навіть якщо в перспективі вони полегшують щоденну роботу.
  2. Вам знадобиться час і щоб побороти цей супротив, і щоб навчити співробітників новим технологіям. Будь готові по декілька разів пояснювати одне й те саме.
  3. Вам знадобиться підтримка IT-відділу компанії, який має бути посередником між замовником (вами) та розробниками та допоможе оптимізувати технічне завдання на програмне забезпечення.
  4. Будьте готові до доопрацювань під час розробки та постійно тестуйте результат під час розробки. Долучайте до цього не тільки HR-спеціалістів , але й колег з бізнес-відділів. Це допоможе поглянути на нові автоматизовані процеси та ІТ системи з різних боків та врахувати потреби всіх колег.

ЕТАПИ ТА ЕЛЕМЕНТИ АВТОМАТИЗАЦІЇ В КЕРНЕЛ

  • Зміни внутрішнього порталу, які включали нову структуру всіх 14000 працівників відповідно до фактичного підпорядкування (юридичного та функціонального) у компанії (у тих випадках, коли співробітник має подвійне підпорядкування); синхронізацію з 1С, так, щоб на новому порталі відображались всі зміни, які вносяться до 1С. Це стало осоновою для автоматизації процесів всіх напрямків, так як дозволило в системі використовувати реальну підлеглість без прив’язки до юридичних осіб.
  • Каскадування та оцінка цілей (через Індивідуальні карти цілей, в яких фіксуються стратегічні та операційні цілі від ТОП-менеджерів, цілі підрозділів від співробітників, та їх показники ефективноссті, та відбувається їх оцінка по результатам року).
  • Автоматизація відпусток співробітників (планування на рік, нагадування за місяць з можливістю перенесення, фіксація всіх відпусток, можливість отримати дані щодо кількості вільних днів, скорегувати свій відпочинок з відпустками колегами, електронний цифровий підпис – відпустка без жодного паперу).
  • Пошук співробітників – автоматизація подачі заявки на пошук нового співробітника, її узгодження із керівником, фінансовим контролером та HR BP, обговорення доцільності заявки та можливості закриття вакансії внутрішніми кандидатами під час узгоджень.
  • Делегування повноважень на час відпустки та відрядження.
  • Замовлення довідок про роботу в компанії та дохід.

Окрім того, в компанії автоматизували такі процеси, як відрядження (подача та узгодження заяви на відрядження, подача авансового звіту), звільнення (подача заяви, формування обхідного листа, питання для exit-інтерв’ю, відповіді на якому допомагають сформувати причини плинності кадрів), випуск довіреності, поставка задач колегам, висунення пропозицій та нових ідей, адаптація нових співробітників , замовлення авто та обідів.

Наталія рекомендувала користуватись Telegram ботами. В Кернел через такий інструмент відбувається знайомство всіх новачків Компанії з основними правилами та сервісами Компанії. Також бот дає можливість знайти за кілька секунд контакти будь-якого співробітника Компанії. Всі погодження (відпустка, відрядження, довіреність, договір) також є можливість оперативно погодити за допомогою Telegram.

А 20 серпня Шабас Наталя, керівниця відділу рекрутингу COMFY, поділиться досвідом мультиканального масового рекрутингу та використання інструментів маркетингу у процесі пошуку нових співробітників. Долучайтесь!

Слідкуйте за нашими заходами для HR-спільноти в вашому персональному кабінеті роботодавців на hh.ua | grc, а також на сторінці в Facebook. Підписуйтеся на Telegram-канал Рекруторії.

Вакансии дня

Комментарии